Dans un communiqué du 11 mai 2011, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) fait le point sur les droits et obligations des employeurs en matière d'évaluation de leurs salariés. La CNIL rappelle que l'article L. 1222-2 du code du Travail prévoit que les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent s'interdire de collecter des éléments en rapport avec la vie privée des salariés. Les données collectées peuvent porter sur leur identité, la formation, la gestion de la carrière, l'évaluation professionnelle ou encore la validation des acquis de l'expérience.Cependant, les fichiers papiers n'ont pas à être déclarés à la CNIL. Ils doivent être constitués et utilisés en conformité avec les principes et exigences de la loi informatique et libertés (www.cnil.fr/la-cnil/actu-cnil/article/article/levaluation-des-salaries-droits-et-obligations-des-employeurs).Pour ce qui est des appréciations portées sur le salarié, la loi Informatique et Libertés précise que les appréciations figurant dans les «zones commentaires» doivent être pertinentes, adéquates et non excessives. Pour s’assurer que les informations sur le salarié sont purement objectives, le responsable de l’entreprise peut prévoir des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien vérifier régulièrement leur contenu au titre d’autocontrôle des données informatique.En application de la loi et du code du Travail, les salariés doivent être expressément informés des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles, avant leur mise en oeuvre, ils doivent également être informés de l'identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d'accès. La loi Informatique et Libertés reconnaît le droit à toute personne d'interroger le responsable d'un fichier pour obtenir, sous une forme accessible, la communication des informations la concernant ainsi que leur origine. Ainsi, chaque salarié évalué peut accéder à ses propres données d'évaluation sur simple demande au responsable des ressources humaines et en obtenir une copie. En ce qui concerne les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel, ils peuvent accéder à l'intégralité des données d'évaluation des salariés mais elles sont soumises à une obligation de confidentialités. Les supérieurs hiérarchiques peuvent, quant à eux, accéder aux données d'évaluation des salariés dont ils sont responsables.En outre, les valeurs de classement annuel, parfois appelées «ranking, ou de potentiel de carrière» sont également communicables aux salariés si elles ont servi à prendre une décision à leur égard (promotion, augmentation du salaire, changement d'affectation). Par contre, l'employeur n'est pas tenu de communiquer des informations purement prévisionnelles. Les données d'évaluation ne peuvent être conservées au-delà de la période d'emploi de la personne concernée. Toutefois, il est possible de conserver ces informations en les stockant sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des opérations de consultation. Enfin, la CNIL rappelle que les fichiers informatisés qui comportent des données personnelles, doivent être déclarés à la CNIL.Cependant, les fichiers papiers n'ont pas à être déclarés à la CNIL. Ils doivent être constitués et utilisés en conformité avec les principes et exigences de la loi informatique et libertés (www.cnil.fr/la-cnil/actu-cnil/article/article/levaluation-des-salaries-droits-et-obligations-des-employeurs).
