Lettre recommandée électronique, un envoi encadré par décret

En l’absence du destinataire à l’adresse indiquée par l’expéditeur lors du passage du préposé chargé de la distribution du courrier, le décret prévoit une procédure de mise en instance de la lettre recom­mandée. En conséquence, l’apposition de la date d’expédition ou de réception résultant d’un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu’à preuve contraire, s’il satis­fait aux exigences fixées par le décret.Sous peine de nullité, le décret pré­cise qu’avant l’envoi de la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement doit être identifié par :• son nom et son prénom, ou sa raison sociale, ses coordonnées postales et électroniques ;• le numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers• le nom ou la raison sociale et les coordonnées du destinataire, ainsi que son statut professionnel ou non• si le destinataire n’est pas un pro­fessionnel, l’expéditeur doit obtenir son accord à la réception d’une lettre recommandée électronique, sous peine de nullité.L’expéditeur doit aussi indiquer son choix de type de lettre recomman­dée : avec ou sans avis de réception, contenu imprimé sur papier ou non, choix de niveau de garantie contre les risques de perte, vol ou détério­ration. Le tiers chargé de l’acheminement doit informer le destinataire non professionnel par courrier électro­nique qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu’il a la possibilité de l’accepter ou de la refuser pendant 15 jours à partir du lendemain de l’envoi de cette information.II - Preuve du dépôt et de l’envoi du courriel Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre doit renvoyer par cour­rier électronique à l’expéditeur une preuve de son dépôt. Ce document doit comporter cer­taines mentions :• numéro d’identification de l’en­voi;• date et heure du dépôt électro­nique du message ;• le cas échéant, identification du prestataire de services postaux chargé de la remise de la lettre recommandée imprimée sur papier.Ces informations doivent être conservées pendant un an par le tiers chargé de l’acheminement, avec le document original électro­nique et son empreinte informa­tique. L’expéditeur a accès sur demande à tous ces documents et informations et peut en obtenir copie pendant un an. La preuve de l’envoi doit être conservée par le tiers chargé de l’acheminement pendant un an à partir de la date d’envoi et doit comporter les mentions suivantes :• numéro d’identification de l’en­voi ;• nom et prénom ou raison sociale du destinataire et adresse de cour­rier électronique ;• date et heure de l’envoi. L’expéditeur y a accès et peut en avoir copie pendant un an.Si l’expéditeur a choisi l’option avec avis de réception, le tiers char­gé de l’acheminement lui adresse un courrier électronique précisant le numéro d’identification de l’en­voi, les date et heure du dépôt élec­tronique du message, ainsi que la date et l’heure à laquelle le destina­taire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l’absence de prise de connais­sance de celle-ci. III - Impression de la lettre recommandée Si l’expéditeur ou le destinataire non professionnel ont choisi la dis­tribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, le tiers chargé de l’acheminement imprime la lettre et la met sous affranchissement postal. Au moment de la remise de la lettre électronique imprimée sur papier, les services postaux doivent consi­gner sur la preuve de distribution, les informations suivantes :• les nom et prénom de la personne ayant accepté la lettre et sa signa­ture (c’est-à-dire le destinataire ou son mandataire) et la pièce justifi­cative de son identité ;• la date de remise ;• la date de présentation, le cas échéant ;• le numéro d’identification de l’envoi.