Suivant les dispositions du code du travail, les employeurs doivent tenir à disposition de l’inspection du Travail (DDTEFP), des agents de l’Urssaf et de l’administration fiscale, divers documents se rapportant à l’emploi de salariés : - le double de bulletin de paie de leurs salariés. En cas de contrôle dans l’entreprise (art L.3243-4 du Code du travail) ; et le récépissé de déclaration à la Cnil en cas de traitement informatisé de la paie (art L.8113-6 du Code du travail) ; - les livres, registres et documents rendus obligatoires par le code du travail et quel que soit le support. Il peut demander la présentation des documents justifiant que l’employeur s’est acquitté de ses obligations au regard des dispositions interdisant le travail dissimulé. - l’accusé de réception de la déclaration unique d’embauche(DUE) ou toute autre preuve matérielle de cette déclaration, - le registre unique du personnel à jour des entrées et sortie de votre personnel et écrit de façon indélébile ; - le registre médical qui regroupe les documents relatifs à la médecine du travail ; - le document unique actualisé tous les ans sur l’évaluation des risques dans l’entreprise ; - le registre des délégués du personnel ; - les documents permettant de comptabiliser le temps de travail de chacun des salariés ; - le registre des repos hebdomadaires lorsque le repos n’est pas donné collectivement ; L’employeur est passible d’une contravention de 3ème classe prévue par l’article R. 8114-2 du Code du travail, soit une amende de 450 pour une personne physique et une amende de 2 250 pour une personne morale, lorsqu’il n’est pas en mesure de présenter tous ces documents au moment du contrôle sur le site du travail.Un employeur avait licencié pour faute grave un salarié qui avait plusieurs fois refusé d’accomplir certaines tâches qu’il exécutait pourtant depuis son embauche et qui relevaient, selon l’employeur, de son poste. Ces refus étaient exprimés en présence d’autres salariés. Le salarié conteste son licenciement devant le conseil de prud’hommes en arguant qu’il pouvait tout à fait refuser d’accomplir ces tâches, car elles n’entraient pas dans ses attributions au regard de son contrat de travail. Par ailleurs, il soutenait qu’il importait peu qu’il en ait accompli certaines par le passé. Dans cette affaire, la chambre sociale de la Cour de cassation a jugé que les tâches à accomplir correspondaient à la qualification et qu’en conséquence, les refus par le salarié d’exécuter le travail à plusieurs reprises rendaient impossible la poursuite de son contrat de travail. Pour les Hauts magistrats, la rupture de la relation du travail pour une telle faute à l’initiative de l’employeur est justifiée. (Cass. soc. 21 oct 2009, n° 08-43219 D)FICHIERS CRÉÉS PAR LE SALARIÉ À L’AIDE DE L’OUTIL INFORMATIQUE Un employeur soupçonne un de ses salariés de contribuer à l’affaiblissement de son entreprise en participant à la mise en place d’une structure directement concurrente et en débauchant des salariés de l’entreprise. L’employeur missionne un huissier spécialisé en informatique pour analyser les données de l’ordinateur portable mis à la disposition du salarié. Ce dernier constate sur le poste de travail, un dossier ouvert nommé JM correspondant aux initiales du salarié, dans lequel il trouve un sous-répertoire nommé personnel, et dans lequel a été enregistré un sousrépertoire dénommé M., du nom de la société concurrente. L’huissier reproduit alors les documents trouvés dans ce sous-répertoire, lesquels confirment les soupçons de l’employeur. Licencié pour faute lourde, le salarié assigne son ancien employeur devant le conseil de prud’hommes en estimant que le constat de l’huissier étant entaché en nullité, les preuves rapportées ne pouvaient pas être utilisées. Dans sa décision rendue le 21 octobre 2009 la chambre sociale de la Cour de cassation précise que les fichiers créés par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel, sauf si le salarié les identifie comme étant personnels, en sorte que l’employeur est en droit de les ouvrir hors la présence de l’intéressé. Ainsi pour les Hauts magistrats, un répertoire, quel que soit son emplacement, non identifié comme "personnel" est présumé professionnel (numéro de Pourvoi 07-43877).GESTION DES FRAIS PROFESSIONNELS La chambre sociale de la Cour de cassation vient de préciser dans sa décision rendue le 29 septembre 2009 que l’employeur peut légalement fixer par une notre de service notifiée aux salariés de l’entreprise, à un mois le délai de production des justificatifs de frais professionnels (arrêt n°07-45722 FD). Ainsi, l’action de remboursement des frais professionnels est prescrite au-delà de 30 jours et faute de produire les états de frais professionnels dans le délai imparti mentionné dans la note de service, le salarié peut être privé de remboursement. Par contre, si l’employeur ne précise par écrit le délai de production des justificatifs de frais professionnels, la prescription quinquennale s’applique à l’action en remboursement de frais professionnels comme toute action relative au salarié. (Cass.soc n°07- 45722 FPB du 20 mai 2009)LES OBLIGATIONS DE L’EMPLOYEUR EN CAS DE CONTRÔLE DES SALARIÉS Suivant les dispositions du code du travail, les employeurs doivent tenir à disposition de l’inspection du Travail (DDTEFP), des agents de l’Urssaf et de l’administration fiscale, divers documents se rapportant à l’emploi de salariés : - le double de bulletin de paie de leurs salariés. En cas de contrôle dans l’entreprise (art L.3243-4 du Code du travail) ; et le récépissé de déclaration à la Cnil en cas de traitement informatisé de la paie (art L.8113-6 du Code du travail) ; - les livres, registres et documents rendus obligatoires par le code du travail et quel que soit le support. Il peut demander la présentation des documents justifiant que l’employeur s’est acquitté de ses obligations au regard des dispositions interdisant le travail dissimulé. - l’accusé de réception de la déclaration unique d’embauche(DUE) ou toute autre preuve matérielle de cette déclaration, - le registre unique du personnel à jour des entrées et sortie de votre personnel et écrit de façon indélébile ; - le registre médical qui regroupe les documents relatifs à la médecine du travail ; - le document unique actualisé tous les ans sur l’évaluation des risques dans l’entreprise ; - le registre des délégués du personnel ; - les documents permettant de comptabiliser le temps de travail de chacun des salariés ; - le registre des repos hebdomadaires lorsque le repos n’est pas donné collectivement ; L’employeur est passible d’une contravention de 3ème classe prévue par l’article R. 8114-2 du Code du travail, soit une amende de 450 pour une personne physique et une amende de 2 250 pour une personne morale, lorsqu’il n’est pas en mesure de présenter tous ces documents au moment du contrôle sur le site du travail.
