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Innovation : des séminaires plus ouverts

Si les hôteliers vivent en bonne partie grâce aux revenus générés par le tourisme d’affaires, ils ne sont pas si nombreux à faire évoluer leur offre séminaire. L’objectif prioritaire des professionnels du secteur hôtelier est d’obtenir un retour positif sur l’expérience client mais aussi un retour sur investissement. Or, comment attirer plus de manifestations si le confort des salles n’est pas si différent de ce que l’on trouve dans les entreprises ?

Aujourd'hui, il y a la concurrence des musées, des châteaux, des stades de football et des théâtres qui veulent accueillir des événements privés. Et les exigences des clients sont moins standardisées. L'offre doit être plus personnalisée, les divertissements (team-building) plus étoffés tandis que la préparation doit rester ô combien méticuleuse. La confidentialité des réunions doit être assurée dans le cadre d'une réunion B2B entre partenaires commerciaux, associés d'une même entreprise, etc. Pour les événements plus médiatisés (congrès, convention), des innovations font leur apparition grâce notamment aux réseaux sociaux (live tweet, storytelling).

Des espaces de réunion de plus en plus flexibles

Les planificateurs d'événements sont à la recherche d'un nombre toujours croissant d'espace de travail qui permettent notamment la communication en petits comités. Les hôtels proposent désormais automatiquement plusieurs salles de réunion, des espaces modulables et aménageables selon le nombre de participants, sans oublier une ballroom pour les événements de grande ampleur. Malgré tout, les groupes hôteliers et établissements indépendants se positionnent de plus en plus vers des salles de réunion pour de petits groupes. Ainsi, le groupe scandinave Scandic propose un programme Think Tank avec des packages express : 2 à 4h de réunion pour dix personnes maximum. Comptez à partir de 20 € par personne pour ce type d'offres. Egalement disponible, des packages à la demi-journée (wifi gratuit, petit-déjeuner, lunch, café, thé, fruits secs à volonté à partir de 35 € par personne) à la journée (à partir de 67 €) et même en soirée à partir de 18h. Dans la continuité des petits espaces, la marque The Westin de Starwood Hotels & Resorts propose ses espaces Tangent, disponible à l'heure pour quatre personnes maximum (75 dollars/h). Ils sont équipés d'un ordinateur connecté à internet, de deux télévisions et d'une imprimante. Un espace qui se prête volontiers aux vidéoconférences. Même son de cloche chez Marriott International qui a présenté son Workspace on Demand, élaboré en partenariat avec le spécialiste du co-working nord-américain Liquid Space. Il permet à n'importe qui de réserver un espace de réunion dans une trentaine d'établissements américains (principalement des Marriott Hotel, Courtyard by Marriott et des Renaissance Hotels). L'offre dure de trente minutes à huit heures. Et si l'hôtel venait concurrencer le cyber café et la bibliothèque ?

Des outils technologiques s'invitent à l'organigramme des hôtels

Le wifi puissant, gratuit et disponible en haut-débit est indispensable dans les salles de réunion, les parties communes mais aussi dans les chambres. En effet, les conférenciers voyagent bien souvent avec plusieurs ordinateurs portables, iPad, et/ou Smartphone (professionnels et privés). D'autant plus que les réseaux sociaux comme Linkedin ou Viadeo génèrent beaucoup de trafics pendant les événements.bien avant que l'événement ne démarre. Des applications permettent de préparer efficacement le séminaire. Accor Meetings Hotels permet aux professionnels de choisir leur hôtel selon plusieurs critères : la capacité (nombre de chambres), le type de salles souhaitées, la proximité avec un aéroport, etc. La marque Pullman met en place une offre co-meeting dont l'objectif est de planifier l'événement en parfaite coordination entre le prestataire et l'établissement hôtelier. Deux employés sont mis à disposition, à savoir l'Event Manager et l'IT Solutions Manager. Le premier assure l'organisation de l'événement de fond en comble. Interlocuteur unique du prestataire, il gère la mise en place, l'accueil, le déroulement, les demandes de dernières minutes et le suivi. Le second, en expert technologique, veille au respect du cahier des charges et assure le bon fonctionnement du matériel technique. Avec les outils Iplan, les clients peuvent créer eux-mêmes les plans d'une salle de réunion idéale. Le logiciel Meeting Matrix donne ensuite vie au projet, passant d'un croquis 2D et une expérience 3D permettant de faire des visites virtuelles dans l'espace de réunions. Le service est disponible dans sept établissements Pullman en Allemagne, au Pullman Paris Montparnasse, au Pullman Barcelona Skipper et au Pullman Jakarta central Park. Toujours dans l'innovation avant la réservation, le projet Roam View de RoamingAround vise à aider les hôtels à commercialiser leurs espaces de réunion. Ils effectuent un tournage vidéo à l'aide d'un drone et créént un contenu interactif. Les planificateurs d'événements pourront ainsi visiter l'hôtel sans se déplacer. Starwood Hotels & Resorts a lancé quant à lui son application ProMeetings qui apporte des solutions technologiques pour la gestion d'événement en temps réel depuis un Smartphone. Ceux qu'on appelle les SPG (Starwood Preferred Guest) pourront présenter des demandes de tout type (problème dans les chambres, besoin d'un service supplémentaire, etc.) au meeting planner. Le déploiement mondial est prévu pour 2016 dans les hôtels de marques W, the Westin et Sheraton.

Un design et des divertissements plus tendances

Les congrès et séminaires de grande envergure n'ont plus nécessairement la cote. Bien souvent maintenant, on vante les mérites des réunions en plus petit comité où accouchent des idées plus novatrices. A ce petit jeu là, les hôtels de segment lifestyle ont une longueur d'avance puisqu'ils proposent un positionnement plus fort sur l'offre de prestation originale. Ainsi, l'Hotel Bloom de Bruxelles propose régulièrement des expositions d'arts dans le lobby tandis que les plus sportifs pourront s'adonner à une partie de tennis sur la console de jeu Wii Sport. Idem pour Mama Shelter qui affiche fièrement sa table de tennis de table en terrasse à Marseille et son babyfoot à Istanbul. Les chaines hôtelières historiquement dédiées à la clientèle d'affaires doivent répondre par un surplus d'originalité. Chez Radisson Blu, les salles d'atelier Brain Box sont cosy. Chaque participant est assis sur des sofas ou des poufs colorés et écrit à la craie sur des murs ardoises. L'Ideation Room du Crowne Plaza Amsterdam reprend le même concept, le tableau digital en plus. Récemment, c'est Marriott International qui a annoncé des rénovations de ses espaces de réunion dans le Marriott London Kensignton et pour sa marque lifestyle Moxy. Reste à savoir si les innovations seront susceptibles un jour de modifier les comportements au quotidien dans les entreprises : comme pour les autres espaces communs, l'enjeu des salles de séminaires d'hôtel est de mieux s'ancrer dans les modes de consommation de la clientèle environnante.

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